Jobinhoud is de kern van werkbaar werk
Waarom zijn jobinhoud en organisatiestructuur zo belangrijk bij het ontwerpen van werkbaar werk?
We lichten dit even toe aan de hand van een notenkraker.
Je hebt een handvat waarmee je ervoor zorgt dat een stuk metaal een noot kraakt. Afhankelijk van de kracht die uitgeoefend wordt op de noot breekt de noot. Wij zien de noot als een medewerker. Het stuk metaal vormt zijn jobinhoud. Het handvat is de organisatiestructuur die de jobinhoud controleert. De taken en bevoegdheden van een bepaalde job zijn het verlengde van de manier waarop ze verdeeld worden tussen afdelingen. Beide krachten werken dus in op de werkbeleving van de medewerker. Door het verhaal van de notenkraker lijkt het alsof er vooral negatieve druk uitgeoefend wordt op de medewerker, maar jobinhoud en organisatiestructuur kunnen ook op een positieve manier de medewerker beïnvloeden door bijvoorbeeld energie te geven.
Om meer werkbaar werk te creëren moet je dus focussen op je jobinhoud en je organisatiestructuur. Alleen zo creëer je meer werkbare jobs, waarin medewerkers met goesting en een hoge betrokkenheid kunnen werken. Laat ons eerst een kijkje nemen naar de jobinhoud: hoe ziet een goede jobinhoud eruit en hoe brengen we deze in balans?
Wanneer is een job goed ontworpen?
Om een werkbare job te creëren moet er rekening gehouden worden met een aantal evenwichten.
Wij geven je 3 principes mee voor een goed ontworpen job vanuit welzijnsperspectief:
1) Balans tussen taakeisen en regelmogelijkheden
Enerzijds heeft je werkgever een aantal verwachtingen. Deze verwachtingen vormen het takenpakket dat je dagelijks moet volbrengen om zo de verwachtingen van je werkgever in te vullen. Als je werkgever (te) veel van je verwacht, dan kan je als medewerker werkdruk ervaren. Maar omgekeerd kan er ook te weinig van je verwacht worden. Zo ontstaan er taakeisen, die je werkbeleving kunnen beïnvloeden. Anderzijds reikt je werkgever middelen aan om de taakeisen beter te beheersen. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de nodige informatiebronnen, opleidingsmogelijkheden of autonomie over je planning. Zo worden de taakeisen geplaatst tegenover de regelmogelijkheden.
Heb je weinig regelmogelijkheden, maar veel taakeisen? Dan is je job niet in balans en ervaar je deze wellicht als “slopend”. Hier heb je dan ook het meeste risico op een burn-out. Heb je veel regelmogelijkheden, maar weinig taakeisen, dan riskeer je een bore-out. Je zal je eerder onderbenut voelen. Het doel? Een actieve job met een goede balans tussen je regelmogelijkheden en je taakeisen. In dit soort job word je uitgedaagd op een manier die haalbaar is en kansen voor persoonlijke ontwikkeling biedt.
2) De juiste regelmogelijkheid voor de juiste taakeis
Niet eender welke regelmogelijkheid zorgt ervoor dat je de verwachtingen van je werkgever kan vervullen. Bijvoorbeeld: je krijgt nieuwe taken waarvoor je de vereiste kennis mist en je werkgever beantwoordt dit door je meer autonomie te geven over je planning. Het zelf kunnen regelen van je planning zal je kennistekort niet verhelpen. In dit geval krijg je beter de mogelijkheid om al doende te leren of een opleiding te volgen. Het is dus belangrijk dat je de juiste regelmogelijkheid linkt aan de juiste taakeis.
Om de juiste regelmogelijkheid te plakken op een taakeis, bekijk je best een taak door 4 verschillende lenzen: kennis en vaardigheden, informatie, dagdagelijkse planning en planning op langere termijn. Voor elke lens is het belangrijk om te kijken naar de taakeisen en de regelmogelijkheden die je hebt. Deze moeten voor elke dimensie in evenwicht zijn om een werkbare job te creëren. We illustreren dit met 2 voorbeelden van de woonzorgsector:
- Als kok heb je kennis en vaardigheden nodig om voedsel te kunnen bereiden, bijvoorbeeld over de nodige bereidingstechnieken, materialen, ingrediënten, diëten, HACCP-richtijnen, … Mogelijke regelmogelijkheden voor een kok zijn zelf de menu kunnen samenstellen, experimenteren met voeding, zelf ingrediënten kiezen en aankopen, …
- Om zinvolle dagbesteding te organiseren voor bewoners heb je zicht nodig de wensen, dromen, interesses van bewoners. Om deze informatie te verwerven heb je toegang nodig tot het zorgdossier of haal je deze informatie uit gesprekken met de bewoners, familieleden, andere zorgverleners, … Wat de planning op korte termijn betreft, betekent dit dat je taken kan verschuiven of veranderen als er iets onverwachts gebeurt: bijvoorbeeld het is mooi weer waardoor je de geplande binnenactiviteit vervangt door een wandeling buiten. Planning op langere termijn betekent dat je prioriteiten kan stellen, bijvoorbeeld bij het opmaken van de jaarplanning, en hierbij kan afwegen welke accenten je wilt leggen in de dagbesteding (vanuit waarden of visie).
3) De juiste autonomie voor het gewenste welzijnseffect
Om het verhaal nog wat ingewikkelder te maken, hebben we uit onderzoek geleerd dat de verschillende types van autonomie een ander effect hebben op de ervaren werkbeleving van medewerkers.
We geven je wel graag alvast enkele inzichten mee:
- Kennisautonomie zorgt voor de grootste stijging in motivatie.
- Verstoringen binnen je dagelijkse planning brengen het meest demotiverende effect voort.
Als je daar meer autonomie geeft, heeft dit zeer vaak een stress-reducerend effect. - De complexiteit van planning op lange termijn zorgt voor veel stress,
maar helaas: in dit geval vermindert meer autonomie de stress niet.
Met andere woorden: heb je meer motivatie nodig? Zorg er dan voor dat je kan leren en experimenteren in je job.
Ervaar je veel stress? Zorg er dan voor dat je taken tijdens de dag kan verschuiven.
Hoe verbeter je de jobinhoud?
Nu je de principes van een goed ontworpen job kent, kan je aan de slag. Door dit stappenplan te volgen kan je de jobinhoud verbeteren, waardoor de werkbeleving van je medewerker en de werkbaarheid binnen je organisatie zal stijgen. We lichten elke stap kort toe aan de hand van de jobinhoud van een verpleegkundige:
1) Breng de taken van de job in kaart
Een verpleegkundige heeft onder andere deze taken:
- Medicatie toedienen en complexe wondzorg
- Bewonersgegevens bijhouden
- Zorgplanning en overleg met huisarts
2) Bekijk de taakeisen en de autonomie van enkele cruciale taken door de 4 lenzen
We bekijken de taak “afstemming met de huisarts” door de vier lenzen. De verpleegkundige heeft de nodige kennis nodig over pathologieën, medicatie, procedures en afspraken, maar ook de nodige vaardigheden om met de huisarts samen te werken. De verpleegkundige beschikt over de nodige autonomie als ze zelf kan bepalen op basis van deze kennis of/wanneer ze de huisarts contacteert of als ze de eerste keer samen met een collega kan afstemmen met de huisarts.
Om af te stemmen met de huisarts moet de verpleegkundige ook over bepaalde informatie beschikken, zoals wie de huisarts is, welke de medische voorgeschiedenis van de bewoner is, … Hiervoor heeft de verpleegkundige toegang nodig tot deze informatie (bijvoorbeeld tot het medisch dossier).
Huisartsen komen vaak onverwachts langs in het woonzorgcentrum, waardoor de planning van de verpleegkundige verstoord wordt. Dit zijn planningsverstoringen op korte termijn. De regelmogelijkheden zijn de mate waarin de verpleegkundige kan schuiven met andere taken (bijvoorbeeld de wondzorg van een bewoner op een ander tijdstip plannen als een huisarts toekomt).
De planning op langere termijn gaat over het organiseren van een multidisciplinair overleg, het maken van afspraken met de huisarts over de verdere opvolging van het dossier, … De mate waarin de verpleegkundige hier zelf initiatief/verantwoordelijkheid in kan opnemen (bijvoorbeeld overlegmoment vastleggen, afspraken initiëren,…)
3) Zoek onbalans in jobontwerp
Een onbalans bestaat wanneer er hoge verwachtingen zijn, maar daar onvoldoende regelmogelijkheden tegenover bestaan. Denk bijvoorbeeld aan voortdurende onderbrekingen tijdens de dag door huisartsen die op bezoek komen of bepaalde informatie die ontbreekt (bijvoorbeeld informatie met betrekking tot de DNR bij opname van de bewoner in het ziekenhuis).
4) Zoek symptomen van onbalans in welzijn
Deze symptomen kunnen stress of demotivatie zijn. Probeer dan deze symptomen te linken aan de onbalans: kan de demotivatie te wijten zijn aan te weinig ontwikkelkansen? Of net aan de eindeloze stroom van planningsverstoringen? Ligt de stress aan het continu moeten afwegen van prioriteiten die in conflict liggen met elkaar?
5) Bekijk waar en hoe je de job weer in balans kan brengen
Bijvoorbeeld: geef verpleegkundigen de mogelijkheid om bepaalde taken te verschuiven doorheen de dag bij hoge ervaren werkstress door voortdurende onderbrekingen door bezoeken van huisartsen. Of zorg ervoor dat de dossiers van alle bewoners in orde zijn m.b.t. DNR.
Werkmeter
Op basis van deze principes ontwikkelden we een werknemersbevraging: Werkmeter. Hiermee kan je de (on)balans van je organisatie in kaart te brengen. Meer nog: het legt meteen de link met de mogelijke oorzaken in je structuur! Met de resultaten kan je meteen aan de slag om de jobinhouden te verbeteren.
Werkbaarheidscheques
Zet een eerste stap richting meer werkbaar werk aan een voordelige prijs. De werkbaarheidscheque is een maatregel waardoor ondernemingen meer kunnen inzetten op het vlak van werkbaar werk. Zet de cheques in voor de aankoop van een werkbaarheidsmeting.
Om meer werkbaar werk te creëren moet je focussen op je jobinhoud en je organisatiestructuur. Alleen zo creëer je meer werkbare jobs, waarin medewerkers met goesting en een hoge betrokkenheid kunnen werken. Laten we beginnen met jobinhoud: hoe ziet een goede job eruit en hoe kunnen we een job verbeteren? We reiken 3 principes aan voor een goede jobinhoud en een stappenplan om een job in kaart te brengen en te verbeteren.
-
-
-
-
-
- ©Workitects
