19 juni 2025 (13.00-17.00)
IAO meets Holacracy
Formaat vzw is een organisatie die zich richt op het ondersteunen en ontwikkelen van open jeugdwerkinitiatieven in Vlaanderen. Ze bieden een breed scala aan diensten, waaronder vorming, begeleiding, en advies op maat voor jeugdhuizen en andere jeugdwerkinitiatieven.
Om de organisatie beter af te stemmen op haar groei en uitbreiding van activiteiten, werd de arbeidsorganisatie van Formaat in 2018-2019 grondig herdacht. Hierbij werden de principes van innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) toegepast. Dit leidde tot een organisatiestructuur gebaseerd op 4 stromen. De autonome teams werken samen rond hun eigen doelgroep: lokale jeugdwerkers, lokale jongeren, jonge vrijwilligers en beleidsmakers. Een mooie resultante van het traject, is dat de organisatiestructuur en werkingsprincipes transparant worden toegelicht op de website van Formaat.
Tijdens de 'Ten huize van'-sessie op 19 juni 2025 gaf HR- en IAO coach Katrien Van de Mosselaer een unieke inkijk in de arbeidsorganisatie en manier van werken bij Formaat.
Een aantal take-aways uit de case
- Strategie en structuur
- Stel op gezette tijden het werkingsmodel bij op basis van evoluties en noden.
- Gebruik een kompas met missie, kernopdracht, waarden en leidende principes als richtinggevend kader.
- Laat het beleidsteam teamdoelstellingen formuleren vanuit de beleidsovereenkomst. Dit ‘Team Kompas’ bepaalt de ‘wat’ en geeft de teams de ruimte om de ‘hoe’ zelf in te vullen.
- Samenwerking en overleg
- Organiseer een aantal keer per jaar een ‘Grote Markt’ om teamoverstijgend te verbinden.
- Stimuleer samenwerking tussen teams via initiatieven zoals een lunch (bijvoorbeeld de ‘stroomlunch’).
- Kader veranderingen steeds met een duidelijke ‘why’ om veranderingsmoeheid te voorkomen.
- Scheid werkoverleg van roloverleg (cfr. Holacracy) en voeg expertise-overleggen toe waar nodig.
- Volg een vast stramien voor overlegmomenten en gebruik integratieve besluitvorming (cfr. Holacracy / Sociocratie).
- Laat nieuwe medewerkers het ‘Formaatbad’ doorlopen: gedurende 5 dagen in het eerste jaar wordt men ondergedompeld in het reilen en zeilen van de organisatie.
- Rollen en leiderschap
- Geef duidelijk aan hoe je de invulling van de rol van teamleiders ziet. Formaat koos bewust voor meewerkende teamleiders die 50% van hun tijd aan teamondersteuning besteden.
- Bouw teams op rond een aantal vaste kernrollen (zoals Facilitator en Budgetbeheerder), aangevuld met dynamische rollen via rolopbouwworkshops.
- Organiseer elke zes weken een roloverleg om rollen af te stemmen en te versterken.
- Definieer elke rol met drie kernvragen: bestaansreden, beslissingsbevoegdheid en takenpakket.
- Laat rollen gedeeld worden. Bijvoorbeeld lead + backup of met een aantal focuspunten per rol.
- Gebruik op het einde van de meeting het check-outmoment om ook te reflecteren op rolinvulling.
- Gebruik MS Planner als projecten- en rollenbord.
- Publiceer vacatures op basis van kernrollen.
- Cultuur en besluitvorming
- Zie weerstand als een kans om te leren en te verbeteren.
- Zie verandering als een continu proces, niet als een tijdelijk project.
- Coach teamleiders in het bespreekbaar maken van spanningen en het versterken van overlegstructuren.
