Zij verkenden IAO voor hun woonzorgcentrum.

In 2020 namen Caroline Vandenhaute en Soetkin Kesteloot deel aan de gratis provinciale verkenningsronde voor woonzorgcentra. Gedurende drie sessies ontdekten ze wat innovatieve arbeidsorganisatie voor hen zou kunnen betekenen. In dit interview vroegen we hen naar de impact van de verkenningsronde: Wat waren hun verwachtingen? Gingen ze al aan de slag met IAO? Wat is hen het meest bijgebleven van de drie dagen?

Vertel kort wat over jezelf, wat is je rol binnen jouw woonzorgcentrum?

Caroline: Ik ben Caroline Vandenhaute. Sinds 2017 ben ik verantwoordelijke opname, zorg en kwaliteit in woonzorgcentrum Haagwinde. Ik ben de rechterhand van de directeur.

Soetkin: Ik ben Soetkin Kesteloot. Ik ben al 2 jaar de algemene directeur bij woonzorgcentrum Vincenthove.

Woonzorgcentrum Haagwinde
Soetkin Kesteloot
Vanwaar kwam je interesse in innovatieve arbeidsorganisatie?

Caroline: Ik wist voor de sessies nog niet echt wat innovatieve arbeidsorganisatie betekende. Mijn interesse is dus gegroeid tijdens het volgen van de verkenningsronde. Het viel me ook op dat we al sommige zaken deden die wel in het plaatje van een innovatie arbeidsorganisatie vallen: in onze visie staat duidelijk dat we meer samenspraak en inspraak willen van de bewoners en het personeel. Nu moeten we dat nog doortrekken in alle bouwstenen van het organisatiecanvas.

Soetkin: Het leren kennen van IAO was de belangrijkste reden om deel te nemen aan de verkenningsronde. Ik had al een aantal zaken hier en daar opgepikt en ik besefte al dat de structuur van onze organisatie ook anders kon, maar hoe? Hoe kan je de theorie omzetten naar de praktijk? Hoe werk je samen tussen verschillende lagen van een organisatie? De participatie van medewerkers in het traject is zeer gewenst, maar hoe begeleid je dat? Hoe vang je alle vragen op?

Met welke verwachtingen nam je deel?

Caroline: Mijn verwachtingen waren eigenlijk vrij laag. Ik had het idee dat jullie vooral digitale vernieuwingen zouden aanreiken, maar dat was helemaal niet het geval. Jullie hebben een theoretisch kader geschetst, getoetst aan de praktijk. We zagen hoe we het anders kunnen aanpakken op de werkvloer Jullie hebben zeker geen lucht verkocht! (lacht)

Soetkin: Ik wilde graag kennismaken met IAO en de theorie beter leren kennen. Dit gepaard met specifieke voorbeelden of getuigenissen uit de woonzorgsector. Ik vroeg me ook af welke stappen je allemaal moet zetten om er op de vloer mee aan de slag te gaan.

Met welke noden zat je als organisatie?

Caroline: Vroeger stond het personeel overal en iedereen kende de bewoners. In 2019 gingen we van 66 naar 80 kamers. Door de stijging in bewoners merkten we dat het personeel de bewoners wel kenden, maar niet langer welke noden zij juist hadden. We willen dus liever in teams werken per verdiep, zodat het team perfect weet wat een bewoner nodig heeft. Tijdens corona mochten zorgkundigen extra taken opnemen. Je staat dan echt versteld van de talenten die je eigenlijk in huis hebt. We moeten hen dus ruimte geven om deze verder te ontwikkelen.

Soetkin: Onze structuur is volledig gebaseerd en opgesplitst per functie, zeer sterk opgeknipt dus. We willen meer werken rond een bewonersgroep, waar het geheel door één team wordt opgenomen. Ten tweede willen we ook meer mandaat leggen bij de medewerkers, zodat ze niet alles hoeven te vragen aan de leidinggevenden. Bepaalde verantwoordelijkheden kunnen en mogen ook gedragen worden door de medewerkers.

Tijdens de drie sessies brachten we nieuwe theoretische inzichten.  Welke zijn sterk bijgebleven?

Caroline: De mogelijkheden van stroomsgewijs organiseren. Hoe vorm je teams? Welke sorteercriteria gebruik je? Baseer je je op het verdiep of op de noden van de bewoners? Ten tweede: het coachen van je medewerkers. In plaats van het zelf in handen te nemen, kan je het omdraaien: Kan de medewerker het probleem zelf oplossen? Tenslotte kregen we ook mogelijkheden aangereikt hoe we voor werkbare jobs kunnen zorgen.

Soetkin: Het organisatiecanvas heeft een impact gehad: het is niet één ding dat je moet aanraken of veranderen, je moet integraal denken. Als je wil veranderen, moet je fundamenteel veranderen. Vervolgens blijft de invulling van de rol van de leidinggevende me ook bij. We moeten ze niet allen verantwoordelijkheden geven, maar ze ook zeggenschap laten hebben. Zo zal er met de hoofdverpleegkundigen een serieus traject moeten volgen om mee in die verandering te gaan. Het coachen vraagt natuurlijk om extra competenties. Tenslotte waren de getuigenissen van de andere woonzorgcentra indrukwekkend. In theorie is er heel wat gemakkelijker dan in de praktijk. Het traject vraagt tijd en is individueel verschillend voor elk woonzorgcentrum.

Woonzorgcentra
Tijdens de verkenningsronde zijn enkele woonzorgcentra die reeds bezig zijn met IAO hun ervaringen komen delen. Zo wilden we graag de praktijk koppelen aan de theorie. Wat vond je daarvan?

Caroline: Tijdens de eerste sessie kregen we heel wat nieuwe inzichten. Daarna kregen we die inzichten in de praktijk te zien. Dat was echt een meerwaarde. De getuigenis tijdens de laatste sessie kwam echt bij me binnen. De passie waarmee Koen Van Wauwe ( van woonzorgcentrum Avondvrede en Huize Vincent) sprak over IAO was voor mij echt een trigger. Daarna ben ik thuisgekomen en heb ik meteen al mijn ideeën opgeschreven. Daar gaan we nu verder mee aan de slag!

Soetkin: Tijdens de laatste sessie kwamen enkele medewerkers over hun ervaringen vertellen. Dat toonde voor mij dat zo’n veranderteam noodzakelijk is voor een succesvol traject. Enkele belangrijke figuren in je organisatie moeten op de eerste lijn staan, ambassadeur zijn voor het traject en mee nadenken over de moeilijke hindernissen.

Zou je de verkenningsronde aanraden aan andere woonzorgcentra?

Caroline: Jazeker, het was een echte hulp om verder na te denken over de organisatie van een woonzorgcentrum. Hoe kan het anders én beter? Het is een meerwaarde voor elke organisatie om de verkenningsronde te volgen, zowel voor de theoretische inzichten als de enthousiasmerende getuigenissen.

Soetkin: Ja hoor, de getuigenissen waren echt een pluspunt.

Deelde je deze inzichten al binnen je organisatie?

Caroline: We hebben ze eerst met de stafleden gedeeld. Verder hebben we onze doelen met het Dagelijkse Bestuur en de Raad van Bestuur besproken. Nu willen we het personeel inlichten, maar het is niet fijn om dit via mail te doen. (nvdr: we hebben hier intussen enkele creatieve manieren voor gevonden.)

Soetkin: We deelden onze inzichten alvast met de Raad van Bestuur en de directie om de toestemming te krijgen om ermee aan de slag te gaan. In onze organisatie zelf hebben we het nog niet verder gedeeld. Zelf de overdracht doen naar de organisatie lijkt me te ambitieus als verkenner. Dat laat ik liever over aan een coach, die daarna ons ook verder begeleidt in het traject.

Heb je nog tips voor wie in 2021 zal deelnemen?

Caroline: IAO kan de oplossing zijn voor jouw woonzorgcentrum, maar zorg ervoor dat de Raad van Bestuur mee is met je verhaal. Het is een lange weg, maar alle kleine stapjes zorgen voor een betere organisatie voor je medewerkers en je bewoners.

Soetkin: Denk goed na over wie je meeneemt naar de verkenningsronde. Je hebt deelnemers nodig, die mandaat hebben én open staan voor nieuwe manieren om te organiseren. Op die manier wordt het nadien zeker een succes als je met de nieuwe inzichten aan de slag wil gaan.

Bedankt Caroline en Soetkin om jullie ervaringen te delen! We wensen jullie nog veel succes met jullie verdere IAO-traject. 

Herkenbaar? Neem deel aan de verkenningsronde in 2021!

Ervaar je als woonzorgcentrum een hoge werkdruk bij medewerkers en wil je leren hoe werkbare jobs te creëren? Ben je benieuwd hoe je de talenten van je medewerkers kan inzetten? Wat betekent gedeeld leiderschap in de praktijk? 

Kom dan zeker eens kennismaken met innovatieve arbeidsorganisatie tijdens de gratis verkenningsronde, georganiseerd in samenwerking met de Vlaamse Overheid. De drie opleidingsdagen gaan door tussen maart en juni 2021.  Als deelnemer leer je wat IAO voor jou kan betekenen. We focussen enkel op de woonzorgsector. Telkens maak je ook kennis met een woonzorgcentrum die al gestart zijn met hun verandertraject. Zo kan je, naast de theoretische inzichten, ook leren hoe andere woonzorgcentra hun traject aanpakken.

Magazine

Doorlooptijd verkorten

Hulpmiddelen voor een korte doorlooptijd

QRM focust op het bereiken van doorlooptijdverkorting door orderstromen op te splitsen en geïntegreerde teams te creëren. Maar hoe pas je een integrale verandering toe in je organisatie om de doorlooptijd te verkorten?

Interview

Aan het woord: Soetkin en Caroline

Caroline en Soetkin namen in 2020 deel aan de verkenningsronde voor woonzorgcentra. Zij vertellen over hun ervaringen en de impact van de gratis opleiding. 

Bruggen bouwen op afstand

Blijf je medewerkers betrekken in het veranderproces

Vanwege corona is het moeilijker om medewerkers te betrekken bij het verandertraject. Wij geven 3 manieren om toch bruggen te bouwen tussen het ontwerpteam en alle medewerkers. 

Werkbaar werk

Van een goed ontworpen job naar werkbaar werk

Om meer werkbaar werk te creëren moet je focussen op je jobinhoud en je organisatiestructuur. Laten we beginnen met jobinhoud: hoe ziet een goede job eruit en hoe kunnen we een job verbeteren?

Doorlooptijd

Het geheim achter een korte doorlooptijd

In maakbedrijven worden vaak de juiste oorzaken van doorlooptijdproblemen over het hoofd gezien. Om problemen in de doorlooptijd op het spoor te komen is het in kaart brengen van de organisatiestructuur cruciaal.

Het veranderproces is van iedereen

Het veranderproces is van iedereen

Verandertrajecten worden vaak bedacht door het management, waarvoor ze soms jaren de tijd nemen en waarbij ze - bij wijze van spreken - na een korte introductie met prachtige powerpoints verwachten dat medewerkers deze onmiddellijk uitvoeren. Kan dit anders?

Werkstress

Tips om de werkstress in woonzorgcentra te verminderen

Om het risico op een burn-out te verminderen moeten de woonzorgcentra hun werk anders organiseren. Wie hiermee wil starten, kan alvast aan de slag met de inzichten uit ons werkbaarheidsonderzoek bij 20 woonzorgcentra. 

Wiser

Boekentip: Wiser

Kan een groep een betere beslissing nemen dan elk groepsindividu apart? Hiernaar kijken de auteurs Sunstein en Hastie met hun kritisch oog in het boek ‘Wiser’. Een boeiend thema en ongelooflijk relevant voor organisaties die zich anders organiseren. We delen enkele inzichten uit het boek.

Hart voor Wichelen

Anders organiseren in tijden van Corona

Hoe beleeft woonzorghuis Molenkouter de Coronacrisis? Interview met Els Meuleman, directeur van een woonzorghuis dat aan de slag is met innovatief organiseren, ook tijdens deze periode. 

Thuiswerken

Welke impact heeft thuiswerken op de werkbaarheid van je job?

Dat wilden we meten. Daarom lanceerden we de Thuiswerkmeter. Ontdek in dit artikel de resultaten van de bevraging.