Naar een team van teamcoaches
De Vierklaver vzw ondersteunt mensen met een (vermoeden van) beperking in hun wonen, werken en vrije tijd. Ze zijn voornamelijk actief in regio Deinze – Meetjesland, waar ze woon-, dag- en individuele ondersteuning aanbieden. Medewerkers werken er in zelfsturende teams, die ondersteund worden door teamcoaches.
In augustus 2023 klopte Emmanuel Lootens, algemeen directeur van de vzw, aan bij Workitects met de vraag naar een leiderschapstraject op maat.
Wat was de aanleiding om een leiderschapstraject op te starten?
Emmanuel Lootens: “Een dikke tien jaar geleden zijn we bij De Vierklaver gestart met het invoeren van zelfsturende teams. Toen we destijds voor dat model kozen zijn alle vroegere groepshoofden aan boord gebleven als teamcoaches. Ondertussen volgen al die coaches een eigen opleidingstraject en zijn ze zich al een aantal jaren aan het vormen in hun rol.”
“Hoewel die trajecten hun vruchten afwerpen, waren we nog erg zoekend naar een gepaste balans tussen ons systeem van zelfsturende teams en de aanwezigheid van een teamcoach. Vandaar dat we besloten om onze jaarlijkse teamdag rond deze probleemstelling te organiseren, met Frank van Workitects als onze begeleider.”
Heeft het traject hier een antwoord op geboden?
Emmanuel Lootens: “Onze hoofdvraag was of onze teamcoaches ook een team an sich vormden of moesten vormen. Op basis van de modellen van Workitects hebben we daar sindsdien een gezamenlijke taal aan kunnen geven en gaan we hier vlotter over in gesprek. En nu, achteraf, merk ik ook dat er nog geregeld wordt teruggegrepen naar de kennis en info die we toen meekregen.”
“Verder heeft Frank een sturende aanpak en dat werkte wel voor ons. Ik hoorde van de collega’s dat ze de dag als heel positief hebben ervaren, zowel methodisch als inhoudelijk. En dat geldt ook voor mezelf.”
In plaats van onszelf te zien als coach van team X, Y of Z, kijken we nu met een organisatiebrede blik. Zo krijg je een compleet team dat coachend werkt voor heel de organisatie.
Iedereen wordt meegenomen. Uiteraard vertraagt deze keuze de werking, maar in ruil daarvoor stijgt de kwaliteit van onze beslissingen.
Wat blijft je het meest bij uit de sessie?
Emmanuel Lootens: “Ik heb vooral meegenomen dat er inspanningen nodig zijn om van een groep teamcoaches effectief een team te maken. En dat we daar ook de nodige discipline aan de dag moeten leggen. De positie van teamcoach is een eerder dynamisch gegeven dat verandert doorheen de tijd.”
En, zijn jullie ondertussen een leidinggevend team?
“Ja! Tijdens de teamdag is de dialoog geopend. Daar kwam uit dat we wel effectief de ambitie hebben om een team van teamcoaches te vormen. We hebben ook geleerd dat een eerste stap om te evolueren richting zo’n team bestaat uit het verbreden van ons perspectief. In plaats van onszelf te zien als coach van team X, Y of Z, kijken we nu met een organisatiebrede blik. We vertrekken vanuit het competentiemodel en bekijken voor elke coach welke vaardigheden ze al bezitten en waar ze elkaar goed aanvullen. Zo krijg je een compleet team dat coachend werkt voor heel de organisatie.”
Is jullie kijk op leiderschap veranderd?
Emmanuel Lootens: “Het inrichten als zelfsturende organisatie heeft best wel impact gehad op de manier waarop we naar leiderschap kijken. Wij hebben het concept van gedeeld leiderschap opgenomen in onze beleidsteksten onder de term ‘participatief leiderschap’ en proberen dit in alles wat we doen ook door te trekken. We gaan hierbij uit van het principe dat medewerkers en teams alle middelen krijgen om leiderschap op te nemen. Dit vraagt van de organisatie altijd de reflectie om bij verandering iedereen te betrekken die er belang bij heeft. Dat kunnen cliënten en medewerkers zijn, maar ook de ondernemingsraad, onze buren, familie van cliënten, enz. Iedereen wordt meegenomen. Uiteraard vertraagt deze keuze de werking, maar in ruil daarvoor stijgt de kwaliteit van onze beslissingen.”
“Onze visie blijft een belangrijke richtingaanwijzer bij het maken van keuzes. Zo zullen betrokkenheid en inclusie altijd een belangrijke waarde zijn binnen De Vierklaver; en verwachten we ook dat alle teams zich hiernaar gedragen. Dat onze teams zelforganiserend zijn, wil dus niet zeggen dat ze carte blanche hebben. Elk team kan binnen ons waardenkader wel voor eigen invullingen gaan.”
Dat onze teams zelforganiserend zijn, wil dus niet zeggen dat ze carte blanche hebben. Elk team kan binnen ons waardenkader wel voor eigen invullingen gaan.
We kunnen enkel van cliënten en medewerkers verwachten dat ze zelf verbeterpunten vastpakken wanneer we ook ons leiderschap met hen delen.
Betekent dit dat er ook verschillende uitwerkingen zijn naar de cliënten toe?
Emmanuel Lootens: “Ja, sowieso al omdat de cliënt bij ons aan het stuur zit. We zullen niet snel één antwoord formuleren voor allemaal verschillende mensen. Net daarom dat de principes van zelfsturing of zelforganisatie zo goed passen bij onze organisatie. We zijn nooit vertrokken vanuit een besparingslogica. Wél vanuit idee dat, als je regie van cliënten hoog wil leggen, je hetzelfde moet doen voor de medewerkers. We kunnen enkel van cliënten en medewerkers verwachten dat ze zelf verbeterpunten vastpakken wanneer we ook ons leiderschap met hen delen.”
Welke uitdagingen willen jullie nog aanpakken in de toekomst?
Emmanuel Lootens: “De afgelopen twee jaar hadden we te kampen met een stijgend verloop van medewerkers. In zo’n scenario begint het model van zelfsturing wel wat te wringen. We kunnen namelijk niet verwachten van nieuwe medewerkers dat ze vanaf dag één of zelfs maand één verantwoordelijkheden opnemen. Zelfsturing vraagt een bepaald ontwikkelingsniveau van de teamleden en daar hebben ze voldoende inlooptijd voor nodig. Helaas haken nieuwe medewerkers soms af in de eerste zes maanden van hun tewerkstelling. Hier zijn we nog op zoek naar een juiste balans tussen nieuwe medewerkers voldoende ondersteunen en toch klaarmaken voor een uitdagende job.”
“Een tweede uitdagingen is om ons niet te laten inhalen door de dagelijkse praktijk. Wanneer je even niet oplet glijden intervisies en teamontwikkelingsmomenten al snel van de agenda af. Net daarom hebben wij Workitects als externe partij erbij gehaald. We willen met hen nog een traject op langere termijn in elkaar steken, met leermomenten die dichter op elkaar liggen en ons dwingen om met het topic ‘leiderschap’ aan de slag te gaan. Over een jaar of twee jaar willen we dankzij een eigen structuur het topic op de voorgrond houden en de vooruitgang bewaken.”
Tot slot, heb je zelf nog iets toe te voegen?
Emmanuel Lootens: “Niet echt. Alles tezamen was het voor mij een ... Nee, ik ga niet zeggen alleen voor mij, want ook de collega’s deelden de mening, dat het een goeie invulling was voor onze teamdag!”
Gepubliceerd op 6 mei 2024.
-
-
-
-
-
- ©Workitects
→ Lees meer over gedeeld leiderschap.
