Je organisatiestructuur als oorzaak van een trage doorlooptijd

Maakbedrijven trachten zo snel mogelijk op maat gemaakte producten tot bij hun klanten te krijgen. Toch lukt dit steeds vaker niet. Doorlooptijden zijn te lang en de klanten worden onrustig. Intussen probeer jij binnen je maakbedrijf een aantal aanpassingen door te voeren om de doorlooptijd te verkorten. Vergeet daarbij zeker je bedrijfsstructuur niet en hou rekening met deze drie belangrijke structurele versnellers.

Doorlooptijd
Orders in de wachtrij

1. Een stroomsgewijze structuur werkt sneller dan een functionele.

Spoedorders, problemen bij omschakeling van machines of een verandering van bestellingstype -en hoeveelheid kan grote vertragingen opleveren. Hoe kan je als maakbedrijf het beste deze onvoorspelbaarheden opvangen?

In functionele organisaties passeert elke order in elke afdeling, maar wat als klanten hun orders sneller willen ontvangen? Wat als orders sneller ingepland moeten worden?

QRM (Quick Response Manufacturing) biedt hier een oplossing voor: splits je organisatie op in verschillende orderstromen (oftewel Focused Target Market Segments). Een orderstroom kan bestaan uit productie-orders, kantoorwerk of een compleet proces van bestellen tot afleveren. Binnen de orderstromen is het centrale idee dat niet elke werkpost elk product moet bewerken. Je zorgt er in ieder geval voor dat de werknemers op verschillende posten inzetbaar zijn binnen één orderstroom.

De functionele structuur kan dus sterk ontlast worden door het creëren van orderstromen. Let wel op: binnen die orderstromen heb je liefst een team dat een zo groot mogelijk stuk van het werk op zich kan nemen om alles vlot te laten verlopen.

2. Vermijd de versplintering van taken

In maakbedrijven opereren verschillende afdelingen vaak naast elkaar en hierdoor is veel coördinatie vereist om informatie tussen de afdelingen te delen en te integreren. Bijvoorbeeld: Als er een technisch probleem is, dan moet de technische dienst komen assisteren. Vaak is de beschikbaarheid van de ploegtechnicus beperkt, waardoor de herstelling later moet worden ingepland en de productie verder vertraging oploopt.

In een functionele organisatiestructuur merk je dat iedereen zijn takenpakket gelimiteerd is, maar waarom kan een productie-operator niet bepaalde onderhoudswerken zelf uitvoeren? En kunnen technici ook niet productie-operatoren tijdelijk vervangen bij afwezigheid?

Cross-training verkort je doorlooptijd.
Een tweede idee dat we vanuit QRM meenemen. Zorg ervoor dat elke werknemer binnen je team meerdere rollen kan opnemen. Zo is er minder afstemming nodig en kan de productie vooruit blijven gaan.

Pas je macrostructuur aan.
In functioneel georganiseerde maakbedrijven hebben verschillende productieafdelingen een andere bijdrage tot het afgewerkte product. Hierdoor ontstaan wachtrijen na elke productiestap. De tijd die er gespendeerd wordt aan het daadwerkelijk “bewerken” van producten is hierdoor vaak beperkt. Zo wordt de totale doorlooptijd in de hoogte geduwd. De vormgeving van de macrostructuur, of hoe de taken en verantwoordelijkheden verdeeld zijn in je maakbedrijf, zijn hierbij cruciaal. Pas daarom je macrostructuur aan, zodat de taken minder opgesplitst zijn tussen de productieafdelingen. 

3. Kies voor een korte beslissingsstructuur

Wie mag welke beslissingen nemen? Ook dat kan sterk de doorlooptijd van orders beïnvloeden. Neem het voorbeeld van een Belgisch automobielbedrijf:

Indien een operator merkt dat er een defect is aan een machine, dan wordt een melding gecreëerd die wordt neergelegd bij de shiftverantwoordelijke. Die verantwoordelijke verzamelt op het einde van zijn shift alle meldingen en maakt hiervan werkbonnen. Vervolgens gaat de leidinggevende van de onderhoudsafdeling deze werkbon(nen) ontvangen, bekijken en inplannen voor zijn team. Die werkbon wordt dan aangevat door een onderhoudsmedewerker, maar vaak is niet meteen duidelijk wat omschreven wordt...

Dat moet sneller kunnen en dat kan ook, indien je je beslissingsstructuur herbekijkt.


 

Integreer de besluitvaardigheid in je orderstromen.
Hoe meer je organisatie functioneel versplinterd is, hoe groter de noodzaak om op het niveau daarboven toch nog het overzicht te bewaken. Door je orderstromen is je organisatie minder versplinterd, waardoor je minder beroep moet doen op hiërarchie. De beslissingen worden gemaakt door de medewerkers binnen de orderstroom. 

Verminder bureaucratie door teams samen te voegen.
Als afdelingen een sterke interafhankelijkheid hebben, neem je best een stuk van de bureaucratie weg door de teams samen te brengen. Zo moet er ook minder procedureel gewerkt worden.

Werkblokken

Ervaar de kortere doorlooptijd met Werkblokken

Werkblokken is een laagdrempelig simulatiespel. Twee bedrijven gaan met elkaar in concurrentie. De ene groep speelt in een functioneel model, de andere in een stroomsgewijs model. Binnen welke structuur voelen medewerkers zich comfortabel en welke organisatiekeuzes leveren het beste resultaat op?

Met dit spel willen we aantonen dat organiseren ook anders kan. Een stroomsgewijze organisatie blijkt performanter dan het wijdverspreide functionele model. Het lijkt misschien onlogisch, maar de resultaten bewijzen het keer op keer.

Hulp nodig? 

Het Interreg-project QRM4.0 ondersteunt productiebedrijven met het verbeteren van hun doorlooptijden middels het verstrekken van praktisch advies en het toekennen van financiële steun aan bedrijven die stappen willen zetten met het implementeren van digitale tools op hun werkvloer. Wil je meer weten? Contacteer dan sander.smouts@workitects.be.

logo QRM 4.0

Magazine

Doorlooptijd

Het geheim achter een korte doorlooptijd

In maakbedrijven worden vaak de juiste oorzaken van doorlooptijdproblemen over het hoofd gezien. Om problemen in de doorlooptijd op het spoor te komen is het in kaart brengen van de organisatiestructuur cruciaal.

Het veranderproces is van iedereen

Het veranderproces is van iedereen

Verandertrajecten worden vaak bedacht door het management, waarvoor ze soms jaren de tijd nemen en waarbij ze - bij wijze van spreken - na een korte introductie met prachtige powerpoints verwachten dat medewerkers deze onmiddellijk uitvoeren. Kan dit anders?

Werkstress

Tips om de werkstress in woonzorgcentra te verminderen

Om het risico op een burn-out te verminderen moeten de woonzorgcentra hun werk anders organiseren. Wie hiermee wil starten, kan alvast aan de slag met de inzichten uit ons werkbaarheidsonderzoek bij 20 woonzorgcentra. 

Wiser

Boekentip: Wiser

Kan een groep een betere beslissing nemen dan elk groepsindividu apart? Hiernaar kijken de auteurs Sunstein en Hastie met hun kritisch oog in het boek ‘Wiser’. Een boeiend thema en ongelooflijk relevant voor organisaties die zich anders organiseren. We delen enkele inzichten uit het boek.

Hart voor Wichelen

Anders organiseren in tijden van Corona

Hoe beleeft woonzorghuis Molenkouter de Coronacrisis? Interview met Els Meuleman, directeur van een woonzorghuis dat aan de slag is met innovatief organiseren, ook tijdens deze periode. 

Thuiswerken

Welke impact heeft thuiswerken op de werkbaarheid van je job?

Dat wilden we meten. Daarom lanceerden we de Thuiswerkmeter. Ontdek in dit artikel de resultaten van de bevraging. 

Werkstress

De curve van de werkstress-epidemie afvlakken

Bart Van Craeynest, hoofdeconoom bij Voka, voorspelde voor 2020 de grootste terugval van economische activiteit sinds WO II. Die economische crisis dreigt een werkstress-epidemie aan te drijven. Wie helpt om dat tegen te gaan?

werkbaarwerk

Hoe was het op het werk vandaag?

Het antwoord op deze dagelijkse vraag houdt meer in dan je zou verwachten. Het kan een indicatie zijn van de werkbeleving of de werkbaarheid van je job. 

Innovatieve woonzorgcentra

Hoe staat het met de werkbaarheid in onze woonzorgcentra?

We organiseerden een werkbaarheidsbevraging bij 20 Vlaamse woonzorgcentra. Uit deze studie kunnen we al 3 lessen trekken. 

Project Woonzorgcentra

Infosessies IAO in woonzorgcentra

In het voorjaar van 2019 starten we begeleidingstrajecten bij twintig woonzorgcentra. Deze woonzorgcentra worden twee jaar ondersteund in een veranderproces op vlak van ‘innovatieve arbeidsorganisatie’ (IAO).