Hoe los je problemen met je doorlooptijd op?

In een vorig artikel bespraken we welke structurele vertragers schuilen achter een lange doorlooptijd. Maar hoe ga je nu concreet aan de slag? Wij geven je enkele hulpmiddelen om je doorlooptijd te verkorten:

 Het organisatiecanvas geeft je een houvast voor een integrale QRM-transformatie.

 Vergeet je team niet: een nieuwe samenstelling zorgt voor nieuwe uitdagingen. Gebruik TeamWorks om je teamontwikkeling te evalueren en te verbeteren. 

 Met Werkmeter monitor en verbeter je je structuur en hou je de werkbeleving van je medewerkers in de gaten

Het opsplitsen in orderstromen versnellen je proces

QRM (Quick Response Manufacturing)  wordt toegepast in bedrijven die zich in een snel veranderende markt en omgeving bevinden, waar klantgerichtheid één van de belangrijkste speerpunten is. De oplossing vanuit QRM focust zich op het uitsorteren of opsplitsen van de orderstromen. Binnen deze orderstromen kan je definiëren welke teamsamenstelling een specifieke werkpost moet hebben. We tonen dit aan met een kort voorbeeld:

Functionele structuur
In een file heb je chauffeurs die op dezelfde rijstrook blijven, maar ook chauffeurs die inhalen. Ook zijn er op- en afritten waardoor het verkeer toeneemt en vermindert. In een file zijn er dus heel wat onvoorspelbare acties. Bovendien onderneemt iedereen eigen acties waardoor de intensiteit van de file versterkt.

In maakbedrijven gebeurt hetzelfde: stel dat een betonbedrijf holle en volle betonblokken aan dezelfde lijnen produceert, dan zullen er grote vertragingen ontstaan bij onvoorspelbaarheden. Dat zorgt op zijn beurt voor een lagere leverbetrouwbaarheid en een lagere klantentevredenheid. 

Structuur met orderstromen
Stel dat je in de file de rijstroken verdeeld: de vrachtwagens (met een lagere snelheid) moeten op één rijstrook blijven en de personenwagens op de andere. Hierdoor vang je al enkele onvoorspelbare acties op, waardoor de intensiteit van de file onder controle blijft. 

Hetzelfde geldt in de context van een maakbedrijf: je kan best zoveel mogelijk gelijkaardige producten samenbrengen in dezelfde onderstromen.

Orderstromen

Het organisatiecanvas als leidraad voor een integrale transformatie

De QRM-theorie geeft ons een duidelijk idee van hoe we onze interne organisatiestructuur en proces moeten definiëren. Maar wat met de organisatie van teamstructuren en individuele jobs? Het organisatiecanvas van Workitects kan je begeleiden bij deze vraag.

Het belang van richting

Als je als maakbedrijf doorlooptijdsverkorting wil bereiken, moet je een antwoord kunnen geven op enkele vragen:

  • Is het duidelijk welke soort organisatie je daarvoor nodig hebt?
  • Welke vorm en intensiteit van samenwerking deze organisatie toelaat per afdeling?
  • En ook hoe een concrete job eruit ziet binnen een afdeling?

Je kan de laatste vraag niet beantwoorden zonder eerst te hebben nagedacht over de vorige vragen. Dit werd ook meegenomen in het organisatiecanvas: wat is je visie? Hoe speelt deze in op je leiderschap, je teams en je individuele medewerkers? Je kan enkel de eerste vraag onafhankelijk beantwoorden, elke volgende vraag is altijd gedeeltelijk een afgeleide van de vorige vragen. Wanneer je aan de slag gaat met het organisatiecanvas, werk je dus van links naar rechts. 

Organisatiecanvas

Structuur én cultuur

Organisaties hebben zowel een structurele als culturele dimensie. De structurele dimensie belicht de kenmerken van het soort werk dat binnen een organisatie plaatsheeft en niet zozeer de kenmerken van mensen die lid zijn van de organisatie. Dat is in feite een mechanische manier van denken: de organisatie is een machine, waarbij je informatiestromen en afdelingen zo goed mogelijk wil organiseren. Maar organisaties zijn meer dan een machine: ze zijn ook een vereniging van mensen. En deze groep mensen wordt gemotiveerd en samengehouden door een heersende cultuur van gedragingen, normen,...  Het is dus uitermate belangrijk dat alle beslissingen in organisaties steeds een combinatie inhouden van structurele en culturele factoren.

Structureer je team

QRM stelt dat je multidisciplinaire teams nodig hebt om je orderstromen zo goed mogelijk te beheren. Uiteindelijk leidt het juiste team bij de juiste orderstroom tot een verkorting van je doorlooptijd. QRM laat echter achterwege hoe teams ontworpen moeten worden. Bij het creëren van teams zijn er vanuit onze ervaring de volgende drie zaken belangrijk:

  • Onvoorspelbare interafhankelijkheden worden in interactie binnen het team beheerst. Via teamrollen worden indirecte processen verdeeld en afgestemd.
  • De teamleden hebben een gezamenlijke identiteit en onderhouden zowel binnen als buiten het team constructieve werkrelaties.
  • Het team bewaakt de eigen inzetbaarheid, en zorgt voor de nodige competentieontwikkeling bij de teamleden.

Deze keuzes in de microstructuur kunnen leiden tot belangrijke verschillen in de beleving en organisatie van het werk. Indien teams meer controle hebben over indirecte processen (zoals coördinatie, planning,…) dan is het psychisch welbevinden bij werknemers doorgaans beter. Daartegenover staan organisaties waar indirecte beslissingen door het management of door specialisten worden genomen.

 

Ook weten we dat teams met een meewerkende teamleider doorgaans minder structurele beslissingsbevoegdheid hebben over de organisatie van hun eigen werk. De simpele verklaring hiervoor is dat deze teams een gebrek aan tijd hebben. Niet-meewerkende teamleiders hebben vaak wel de tijd om die indirecte processen op te volgen. Vanuit structuurperspectief is het kiezen van een niet-meewerkende teamleider een betere overweging. Maar waarom doen veel organisaties dat dan niet? Het antwoord hierop heeft meer te maken met cultuur dan structuur: het management verkiest namelijk liever meewerkende teamleiders zodat “chef”-gedrag vermeden wordt. Ook wordt zo vermeden dat er een afstand ontstaat tussen de teamleider en de teamleden. De teamleider blijft zo meer één van hen, en één van het team. Het valt dus op dat er bij de creatie van teams steeds een afweging is tussen de werkrelaties en een mogelijke optimale structuuroplossing.

TeamWorks brengt je teamstructuur in kaart.

Benieuwd hoe goed je team scoort? Daar ontwikkelden we TeamWorks voor: deze tool focust zowel op de structurele en procesmatige als culturele en relationele dynamieken binnen teams. Bij het invullen van deze tool krijgt het team een spiegel voorgeschoteld op volgende kenmerken:

  • De afbakening van het team: is het duidelijk wie wel of niet in team zit?
  • Middelen en ondersteuning: wordt het team voldoende gecoacht, correct beloond en zijn alle informatie en middelen voorhanden om het werk uit te voeren?
  • Persoonlijke relaties: wat is de mate en wijze van integratie van de teamleden in het team?
  • Werkrelaties: Hoe is de interactie tussen de teamleden en hoe is de samenwerkingscultuur?
  • Besluitvaardigheid: Wat is de verdeling van bevoegdheden en hoe is de wijze van besluitvorming in het team?
  • Resultaatgerichtheid: Hoe goed presteert het team?

Tijdens de groepssessie bespreek je wat er al goed gaat en wat er beter kan. Vervolgens vertrek je als team met een aantal werkpunten.

Teamstructuur

Je structuur beïnvloedt de werkbeleving van je medewerkers. 

Om binnen de nieuwe structuur op een doeltreffende manier te kunnen werken is een specifieke cultuur nodig, die aanmoedigt om initiatief te nemen en proactief gedrag te vertonen (leiderschap) en die voor ondersteuning zorgt wanneer een medewerker daar nood aan heeft (leiderschap en teamwerking). Tenslotte heb je ook informatie en hulpmiddelen nodig om je werk op een goede manier te kunnen doen (systemen). Als je organisatie dus een QRM-transformatie ondergaat, dan heeft het creëren van orderstromen een impact op het takenpakket van specifieke werkposten, en bijgevolg op de regelmogelijkheden van specifieke jobs.

Werkmeter, onze werkbaarheidsscan, legt de link tussen werkbeleving en je structuur. Deze bevraging is dus het ideale instrument om de invloed van je structurele aanpassingen op je medewerkers in kaart te brengen. Op deze manier kan je je veranderingen blijven monitoren en verbeteren.

Werkmeter

Hulp nodig? 

Het Interreg-project QRM4.0 ondersteunt productiebedrijven met het verbeteren van hun doorlooptijden middels het verstrekken van praktisch advies en het toekennen van financiële steun aan bedrijven die stappen willen zetten met het implementeren van digitale tools op hun werkvloer. Wil je meer weten? Contacteer dan sander.smouts@workitects.be.

logo QRM 4.0
OG Meta-afbeelding

Magazine

Implementatie van structuur

Obstakels voorkomen bij de implementatie van een structuur

QRM geeft een heel duidelijk idee over hoe je je organisatie moet ontwerpen, maar bij de implementatie kan je als organisatie toch verschillende obstakels tegenkomen. Leer hier hoe je die obstakels kan voorkomen.

Doorlooptijd verkorten

Hulpmiddelen voor een korte doorlooptijd

QRM focust op het bereiken van doorlooptijdverkorting door orderstromen op te splitsen en geïntegreerde teams te creëren. Maar hoe pas je een integrale verandering toe in je organisatie om de doorlooptijd te verkorten?

Interview

Aan het woord: Soetkin en Caroline

Caroline en Soetkin namen in 2020 deel aan de verkenningsronde voor woonzorgcentra. Zij vertellen over hun ervaringen en de impact van de gratis opleiding. 

Bruggen bouwen op afstand

Blijf je medewerkers betrekken in het veranderproces

Vanwege corona is het moeilijker om medewerkers te betrekken bij het verandertraject. Wij geven 3 manieren om toch bruggen te bouwen tussen het ontwerpteam en alle medewerkers. 

Werkbaar werk

Van een goed ontworpen job naar werkbaar werk

Om meer werkbaar werk te creëren moet je focussen op je jobinhoud en je organisatiestructuur. Laten we beginnen met jobinhoud: hoe ziet een goede job eruit en hoe kunnen we een job verbeteren?

Doorlooptijd

Het geheim achter een korte doorlooptijd

In maakbedrijven worden vaak de juiste oorzaken van doorlooptijdproblemen over het hoofd gezien. Om problemen in de doorlooptijd op het spoor te komen is het in kaart brengen van de organisatiestructuur cruciaal.

Het veranderproces is van iedereen

Het veranderproces is van iedereen

Verandertrajecten worden vaak bedacht door het management, waarvoor ze soms jaren de tijd nemen en waarbij ze - bij wijze van spreken - na een korte introductie met prachtige powerpoints verwachten dat medewerkers deze onmiddellijk uitvoeren. Kan dit anders?

Werkstress

Tips om de werkstress in woonzorgcentra te verminderen

Om het risico op een burn-out te verminderen moeten de woonzorgcentra hun werk anders organiseren. Wie hiermee wil starten, kan alvast aan de slag met de inzichten uit ons werkbaarheidsonderzoek bij 20 woonzorgcentra. 

Wiser

Boekentip: Wiser

Kan een groep een betere beslissing nemen dan elk groepsindividu apart? Hiernaar kijken de auteurs Sunstein en Hastie met hun kritisch oog in het boek ‘Wiser’. Een boeiend thema en ongelooflijk relevant voor organisaties die zich anders organiseren. We delen enkele inzichten uit het boek.

Thuiswerken

Welke impact heeft thuiswerken op de werkbaarheid van je job?

Dat wilden we meten. Daarom lanceerden we de Thuiswerkmeter. Ontdek in dit artikel de resultaten van de bevraging.